Hoy en día, si hay algo que no puede faltar en la organización de un evento, es una buena estrategia para promocionarlo en las redes sociales y así, no solo sacarle el mayor partido publicitario, sino mantener un feedback con nuestro target, fidelizar y obtener estadísticas para conocer aquello que hemos hecho bien y lo que debemos mejorar en próximos eventos. Porque en un mundo en el que pasamos horas mirando Twitter, Facebook o Instagram (entre otras muchas), si no estás en las redes sociales… no existes.

Por eso te damos las claves sobre cómo usar las redes sociales en un evento.

"Con el uso de las redes sociales en un evento no solo sacarás el mayor partido, sino que mantendrás un feedback con tu público objetivo, fidelizarás y obtendrás estadísticas que te ayudarán a mejorar"

Utiliza estrategias de email marketing

Hacer email marketing es una de las opciones más frecuentes de promocionar un evento y que acuda el mayor número de personas posible o que, aunque no asistan, estén al tanto del evento y conozcan quienes sois y qué ofrecéis. De hecho, hay estudios que revelan que más del 40% de los especialistas en marketing consideran el email marketing es el canal más eficaz para promocionar eventos.

Uno de los objetivos son los registros, pero requiere de un arduo trabajo los meses previos para conseguirlos. Por eso es necesario diseñar un correo electrónico bien estructurado con una fuerte llamada a la acción (call to action), porque, independientemente de tu negocio o empresa, un buen email debe inspirar a quien lo recibe algún tipo de reacción, ya sea comprar un producto, solicitar más información o registrarse para el evento.

Pero antes, es importante hacer una buena segmentación de tu base de datos en función del público objetivo que tienes para poder personalizar el mensaje con un contenido que atraiga. Dicho contenido del email que envíes debe ser claro y conciso, de tal forma que cuando el destinatario lo abra, sepa de qué le están hablando y capte su atención.

Por otro lado, es esencial no resultar invasivo con hordas de correos. Más vale un solo email bien elaborado, que cientos de mala calidad que lo único que van a lograr es que los almacenen en su carpeta de spam.

Cuando has dado este paso, el siguiente es dar a conocer lo más posible la celebración del acto en cuestión. Para ello, existen plataformas de promoción de eventos, como Eventbrite, Ticketea  o MeetUp  con las que puedes dar a conocer la fecha, temática y el contenido o actividades que realizarás en el evento.

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Elige bien las redes sociales con tu equipo

Durante el proceso de promoción del evento ya hemos dicho que no puede olvidarse el uso de las redes sociales y el poder que éstas tienen para conseguir hacer viral determinadas noticias. Y es que, mediante el uso de las redes sociales se puede incitar a la asistencia de todas las formas que se te ocurran, como, por ejemplo, mediante el sorteo de un producto o servicio concreto de la empresa o un sorteo de entradas gratis al acto. Sin embargo, no todas tienen la misma efectividad, ya que esto depende del tipo de negocio y de evento que desees organizar. En definitiva, no te obsesiones creando cuentas en redes única y exclusivamente porque organices un acto concreto. Piensa a largo plazo si esa herramienta va a darte más servicio o quedará abandonada con el tiempo.

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Viraliza tu evento gracias a Twitter

Se ha convertido en la mejor herramienta para viralizar un evento, siempre y cuando se le dé el uso adecuado. Tal vez hayas pensado en crear una cuenta específica para el evento, pero no es lo más recomendable, ya que, aunque pueden facilitar el análisis posterior, al final son cuentas que acaban abandonadas y quedan inactivas.

Por lo que, lo más recomendable, es trabajarlo dentro de la propia cuenta que ya tengas creada de tu empresa o negocio. Eso sí, no abuses y realiza la difusión de forma periódica junto con el resto del contenido que publicas habitualmente.

Para empezar, una de las recomendaciones es crear un hashtag que sea único, corto, fácil de recordar y de escribir y, sobre todo, que esté relacionado con el evento en cuestión. Puedes comprobar si ya existe escribiéndolo en el buscador de Twitter. Así podrás comprobar si alguien más lo usa o no.

Una vez que tengas el hashtag, ya puedes empezar a usarlo y a compartirlo en los tweets referentes al evento que vayas publicando uno o dos meses antes de su celebración. Debes tener claro el contenido de los tweets, no solo antes, sino también durante y después del acontecimiento. Por ejemplo, imágenes que vas a compartir,  el contenido que vas a emitir, el timing… etc.

Una labor muy importante es monitorizar Twitter para ver si has conseguido tus objetivos. Algunas herramientas que puedes usar para ello son HootSuite TweetDeck , BufferManageFlitter o Social Bro.

Y cuando todo haya pasado, es muy recomendable hacer un resumen dinámico y ameno usando, por ejemplo, Storify, donde puedes recopilar toda la actividad registrada en Twitter.

A la hora de ver qué impacto ha tenido el hashtag que has empleado, puedes utilizar Metricool o TweetBinder, entre otras herramientas.

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Saca el mayor rendimiento a Facebook

Escoger un título atractivo para darte visibilidad es uno de los principales consejos para crear un evento en Facebook. Y es clave, porque el título es prácticamente lo que en lo que se van a fijar las personas cuando las invites, y si no lo haces correctamente, tu evento se puede perder entre tanta notificación.

Es importante escoger una foto de calidad y que sea llamativa y relevante, que por sí misma cuente de qué trata el evento.

Por otro lado, asegúrate de darle un nombre con gancho, pero que no sea muy largo, porque hoy en día hay que tener en cuenta que la mayoría de los usuarios de esta red social la utilizan a través del móvil, por lo que los títulos muy largos no se ven tan bien como en un pc.

Una vez seguidos estos pasos, es necesario agregar la información y categoría correctas del acto que ayude a Facebook a compartir el evento, ya que esta herramienta cuenta con algoritmos para hacer recomendaciones según una serie determinada de factores. Y, para terminar, no te olvides de las etiquetas. Añade las que consideres que la a la gente le puede interesar buscar según la temática de la conferencia o evento.

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Aprovecha el potencial de Instagram

Es la herramienta por excelencia que se utiliza para compartir momentos a través de imágenes y que, además, puedes conectar a Facebook. De esta manera todos tus seguidores de la red social creada por Mark Zuckerberg recibirán las notificaciones de tus publicaciones.

Eso sí, no abuses de imágenes publicitarias o te quedarás sin fans. Necesitas obtener un flujo de publicaciones variadas, divertidas, que capten la atención.

Puedes usar herramientas de edición gráfica muy fáciles de usar e intuitivas, como Canva o PicLab.

Otra de las opciones es hacer publicaciones interesantes con imágenes de alguno de los ponentes con frases emocionales, mini vídeos que dejen con la intriga de lo que va a suceder o al equipo de trabajo en plena preparación. También puedes hacer una cuenta atrás de los días que faltan para la celebración, publicar citas inspiradoras o un sorteo de entradas… ¡Lo que tu imaginación te dicte! Eso sí, al igual que con Twitter, es importante que crees un hashtag con gancho para crear comunidad y que utilices otros ya creados que sean muy populares y que estén relacionados con el evento que organizas.

Una vez en pleno acto, puedes subir “stories” o hacer vídeos en directo. Es una forma muy rápida de saber quiénes te están siguiendo, ya que van apareciendo a medida que se unen a ver los vídeos. Además, ahora también es posible guardar los stories y archivarlos en una carpeta en tu muro con el nombre del evento para que siempre esté disponible y no se pierda en el tiempo.

Y, por último, no olvides de etiquetar a tu público e involucrar a los asistentes haciendo encuestas antes, durante y después del evento. Es una buena forma de interactuar y recibir feedback.

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Haz campañas en redes sociales y analiza resultados

Las campañas de pago también pueden ser muy socorridas para hacer que a tu público objetivo le llegue la información que deseas que tengan.

Y una de las opciones es hacer una campaña de “pay per click” tanto en Google AdWords, en Facebook Ads o Linkedin Ads.

Aprovecha los seguidores de tus ponentes

Los ponentes también pueden ser un factor clave para la viralización del evento.

Piensa que seguramente los ponentes tengan sus propias redes sociales donde publicarán que han participado en el acto y probablemente suban alguna foto, lo que significa que todos sus seguidores conocerán tu empresa, y esto se traduce en un mayor alcance y visibilidad en las redes sociales.

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Con toda esta información, no habrá evento que se resista. Y recuerda que a todos estos consejos, siempre hay que aportar un toque personal y, sobre todo, mucha, mucha imaginación y creatividad, para que tu evento sea único y memorable. ¡A por ello!

Cómo usar las redes sociales en un evento
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